GDPR

Policydokument för Koloniträdgårdsföreningen
LUPINEN

Policy för hantering och regler av personuppgifter.
Dataskyddsförordningen, GDPR, trädde i kraft den 25 maj 2018 och ersatte tidigare PUL (personuppgiftslagen). Den nya förordningen ställer högre krav på hur personuppgifter hanteras av en förening och ger dig som medlem rätt att få information om vilka uppgifter som finns registrerade.
I detta policydokument framgår hur personuppgifter hanteras i vår förening.
 

Medlemsregister
Föreningen har ett digitalt medlemsregister med följande personuppgifter:
Namn, adress, telefon- och/eller mobilnummer, e-post, lottnummer.
Dessa uppgifter används av föreningen för medlemsutskick, kallelser, information etc. Då medlemmen utträder ur föreningen tas uppgifterna bort inom 30 dagar. Föreningens kassör har utsetts till registeransvarig och har i uppgift att föra in uppgifter enligt ovan, uppdatera ändringar, ta bort personuppgifter som inte är aktuella samt skicka dessa uppgifter till registeransvarig på Koloniträdgårdsförbundets kansli. I övrigt delges uppgifter endast genom myndighetsbeslut som t.ex. till skatteverket.
Koloniträdgårdsförbundet förvarar personuppgifter från medlemsföreningar i ett digitalt medlemsregister för samtliga kolonister inom förbundets verksamhet. Dessa uppgifter används vid utskick av tidningen Koloniträdgården samt i förekommande fall vid särskilda utskick. Föreningen har ett personuppgiftsbiträdesavtal med Koloniträdgårdsförbundet som säkerställer hanteringen av personuppgifterna.
 

Ostrukturerade datauppgifter
Föreningens styrelse har i och med införandet av GDPR gjort en genomgång av vilka personuppgifter som finns publicerade på hemsidan för att säkerställa att inga uppgifter finns där utan medlemmens samtycke. Om personfoton publiceras på hemsidan efter den 25 maj 2018 ska samtycke finnas med berörda.
Information på anslagstavlor
Medlem som lämnar information om saker som berör hen själv på våra anslagstavlor är själv ansvarig för detta. Rör informationen annan medlem måste samtycke finnas med berörd. Vid anmälan till föreningens olika aktiviteter är det medlemmen själv som väljer hur anmälan ska göras. Antingen på fysisk namnlista, via föreningens e-post eller per telefon.
 

Medlemsavtal/nyttjanderättsavtal/arrendeavtal
Föreningen förvarar arrendeavtalen med medlemmarna i ett fysiskt register och innehåller följande personuppgifter:
Namn, personnummer, adress, telefon- och/eller mobilnummer, lottnummer.
 

Policydokument för Koloniträdgårdsföreningen LUPINEN
Föreningens styrelse har utsett ordföranden till registeransvarig vars uppgift är att tillse att dessa avtal hålls i säkert förvar samt att överlåtelser registreras och gamla avtal makuleras. Då dessa avtal är juridiska dokument som vid överlåtelse av nyttjanderättsavtal kräver särskild hantering, kvarstår överlåtarens uppgifter fram till att ny avtalsperiod börjar gälla. (Gäller endast föreningar med bostadsarrenden som överlåts vid försäljning.) Vid eventuell tvist mellan föreningen och medlemmen, kan kopia på avtal hanteras av juridiskt ombud för föreningen.
 

Medlemmar med förtroendeuppdrag
Styrelsen i föreningen är skyldiga att se till att dataskyddsförordningen följs. Styrelsen har också ett ansvar att skydda de personuppgifter vi behandlar på ett bra sätt. Medlemmar som genom olika uppdrag i föreningen kommer i kontakt med personuppgifter får under inga omständigheter sprida personuppgifter. Detta gäller även efter det att uppdraget upphört.
 

Medlemmens rätt
Du som medlem har rätt att få ta del av de uppgifter som finns registrerade, och rätt att få dessa borttagna då de är inaktuella. Medlemmar har rätt att överklaga till Datainspektionen.

​

Styrelsen 2018