top of page

GDPR

Policydokument för Koloniträdgårdsföreningen
LUPINEN


Policy för hantering och regler av personuppgifter.
Dataskyddsförordningen, GDPR, trädde i kraft den 25 maj 2018 och ersatte tidigare PUL (personuppgiftslagen). Den nya förordningen ställer högre krav på hur personuppgifter hanteras av en förening och ger dig som medlem rätt att få information om vilka uppgifter som finns registrerade.
I detta policydokument framgår hur personuppgifter hanteras i vår förening.

 

Medlemsregister
Föreningen har ett digitalt medlemsregister med följande personuppgifter:
Namn, adress, telefon- och/eller mobilnummer, e-post, lottnummer.
Dessa uppgifter används av föreningen för medlemsutskick, kallelser, information etc. Då medlemmen utträder ur föreningen tas uppgifterna bort inom 30 dagar. Föreningens kassör har utsetts till registeransvarig och har i uppgift att föra in uppgifter enligt ovan, uppdatera ändringar, ta bort personuppgifter som inte är aktuella samt skicka dessa uppgifter till registeransvarig på Koloniträdgårdsförbundets kansli. I övrigt delges uppgifter endast genom myndighetsbeslut som t.ex. till skatteverket.
Koloniträdgårdsförbundet förvarar personuppgifter från medlemsföreningar i ett digitalt medlemsregister för samtliga kolonister inom förbundets verksamhet. Dessa uppgifter används vid utskick av tidningen Koloniträdgården samt i förekommande fall vid särskilda utskick. Föreningen har ett personuppgiftsbiträdesavtal med Koloniträdgårdsförbundet som säkerställer hanteringen av personuppgifterna.

 

Ostrukturerade datauppgifter
Föreningens styrelse har i och med införandet av GDPR gjort en genomgång av vilka personuppgifter som finns publicerade på hemsidan för att säkerställa att inga uppgifter finns där utan medlemmens samtycke. Om personfoton publiceras på hemsidan efter den 25 maj 2018 ska samtycke finnas med berörda.
Information på anslagstavlor
Medlem som lämnar information om saker som berör hen själv på våra anslagstavlor är själv ansvarig för detta. Rör informationen annan medlem måste samtycke finnas med berörd. Vid anmälan till föreningens olika aktiviteter är det medlemmen själv som väljer hur anmälan ska göras. Antingen på fysisk namnlista, via föreningens e-post eller per telefon.

 

Medlemsavtal/nyttjanderättsavtal/arrendeavtal
Föreningen förvarar arrendeavtalen med medlemmarna i ett fysiskt register och innehåller följande personuppgifter:
Namn, personnummer, adress, telefon- och/eller mobilnummer, lottnummer.

 

Policydokument för Koloniträdgårdsföreningen LUPINEN
Föreningens styrelse har utsett ordföranden till registeransvarig vars uppgift är att tillse att dessa avtal hålls i säkert förvar samt att överlåtelser registreras och gamla avtal makuleras. Då dessa avtal är juridiska dokument som vid överlåtelse av nyttjanderättsavtal kräver särskild hantering, kvarstår överlåtarens uppgifter fram till att ny avtalsperiod börjar gälla. (Gäller endast föreningar med bostadsarrenden som överlåts vid försäljning.) Vid eventuell tvist mellan föreningen och medlemmen, kan kopia på avtal hanteras av juridiskt ombud för föreningen.

 

Medlemmar med förtroendeuppdrag
Styrelsen i föreningen är skyldiga att se till att dataskyddsförordningen följs. Styrelsen har också ett ansvar att skydda de personuppgifter vi behandlar på ett bra sätt. Medlemmar som genom olika uppdrag i föreningen kommer i kontakt med personuppgifter får under inga omständigheter sprida personuppgifter. Detta gäller även efter det att uppdraget upphört.

 

Medlemmens rätt
Du som medlem har rätt att få ta del av de uppgifter som finns registrerade, och rätt att få dessa borttagna då de är inaktuella. Medlemmar har rätt att överklaga till Datainspektionen.

Styrelsen 2018

Hej!

Datum för årsmöte 2025 är nu bokat till den 

23 mars kl.12.00-15.00

Biokällan, Forum Märsta

Motioner ska vara styrelsen till handa innan den 4/2 2025.

Går bra att maila in den.// Styrelsen 27/1-2025. 

250120

God fortsättning

Tyvärr fortsätter stölderna på Lupinen. Se därför till att kontrollera din lott och polisanmäl vid behov. Var och en får överväga om ni ska skaffa kameraövervakning. Läs då igenom reglerna för det.

241217

Julhälsning från styrelsen

Bästa kolonister ännu en god odlingssäsong är över.

Stort tack till alla er medlemmar (ingen nämnd ingen glömd) som på olika sätt bidrar till att vår koloniförening fungerar. Utan er skulle Lupinen inte finnas till. Styrelsens krav inför 2025 är att fler medlemmar engagerar sig i verksamheten. Antalet medlemmar som deltar på våra städdagar och medlemsmöten ökar vilket är glädjande.

Under 2024 har Lupinen fått 17 nya medlemmar, 10 till odlingslotterna och 7 till stuglotterna. Vi hälsar dom hjärtligt välkomna.

Föreningen har fortfarande inget arrendeavtal. Det beror på att styrelsen och kommunen inte kommer överens på ett antal punkter.

Bland annat om formen för arrendet, preskription av gamla byggnader och underhåll av området. I september skickade styrelsen ett sista förslag på arrendeavtal till kommunen. Ännu ingen reaktion på det.

Styrelsen har kontaktats av politiker i kommunen som driver frågan om utökad koloniverksamhet och bättre förhållanden för kolonister i Sigtuna. Vi får se vad detta leder till.

Styrelsen har beslutat att lägga ner tidningen i pappersform på grund av den höga kostnaden. I fortsättningen kommer all publicering ske på hemsidan och under odlingssäsongen även på Lupinens anslagstavlor. De medlemmar som inte har tillgång till data kommer få information skickad i brevform. 

Boka datumet den 23 mars 2025 för årsmöte.

Inlämning av motioner senast den 4 februari 2025.

Är du intresserad av att jobba i styrelsen, kontakta valberedningen Anne Holmbom tfn 0704994657.

Styrelsen önskar alla medlemmar en riktigt God Jul och Ett Gott Nytt odlingsår 2025.

 241204

malad-julkort.jpg
bottom of page